Meramu Purpose Personal dengan Organisasinya

kedatangan tamu istimewa, Agile Coach kami @putiretnoali menghabiskan tiga hari lamanya menemani proses retrospektif kami.

Jumā€™at siang selepas makan siang, kami berkumpul di ruang tengah. Ruang yang menjadi melting-pot setiap unitĀ @thelocalenablersĀ . Pembicaraan siang itu, dibuka dengan pertanyaan menarik yang ditujukan pada seluruh anggota tim kami, pertanyaannya adalahā€™: ā€œSebutkan dua hal yang paling urgent yang kamu inginkan!ā€

Kemudian setiap anggota tim mengemukalan dua hal yang penting bagi dirinya. Hal yang menarik dari jawaban-jawaban pada umumnya dalam menjawab kedua hal paling penting ternyata berpusat pada dirinya, seperti ingin kaya :D, segera mendapatkan pasangan, membeli kendaraan, membangun rumah, membahagiakan orang tua dan hal-hal lainnya yang self-centered.

Dua hal penting bagi dirinya adalah pertanyaan pemancing yang menarik! dimana pertanyaan ini diutarakan di tempat dimana mereka diberikan wadah untuk berkarya bersama tim dan ekosistemnya.

Hal ini bisa jadi terjadi ditempat lain dimana anggota tim lupa atau perlu disadarkan bahwa tempat mereka berkarya juga perlu menjadi diprioritaskan, tapi tak terucap jua.

Pertanyaan seperti ini membuat saya teringat pada sebuah model bernama Butterfly Model – Wolf Olins. Model ini menggambarkan bagaimana perlunya kita menyelaraskan Personal Purpose di sayap kiri dengan Organizational Purpose di sayap kanan, hingga munculah irisan purpose yang memang perlu kesadaran penuh dalam menyelaraskannya.

Jika kita terbang dengan satu sayap tentunya sulit, terbang sesaat kemudian jatuh. Organisasi menjadi wadah yang penting dalam membangun the ultimate purpose. Bagaimana pun sebagai makhluk sosial, kebutuhan berkelompok menjadi hal yang tak terhindarkan, sebuah naluri mendasar tak terelakkan. Mencari anggota tim yang homogen juga bukan jawaban yang tepat, karena akan membunuh kreativitas. Ekosistem yang baik adalah ekosistem yang menberikan ruang untuk meramu purpose personal dengan organisasinya, hingga kita bisa terbang jauh dan memastikan kerberlajutannya.

Gimana dengan kamu? Coba sebutkan dua hal yang paling urgent yang diinginkan! Adakah yang bisa kamu ungkap agar keduanya menjadi seimbang?

Awas! ā€œHomogenous Teams Feel Easier,Ā but Easy Is Bad for Performanceā€

Gimana rasanya punya tim kompak? Jika bertemu & berdiskusi makin cepat setuju , tak ada perlawanan/gagasan baru. Tim yang makin nyaman karena dirasakan semakin tak ada hingar bingar perselisihan lagi, sangat cepat setuju & lancar prosesnya, bukankah hal ini sangat didamba setiap tim?

Studi Personality & Social Psychology Bulletin,2009 mengungkap fakta terkait identitas kelompok yang homogen berakibat pada terciptanya rasa kesamaan/ketidaksamaan yang kuat dengan orang lain. Memang masuk akal jika tim yang kompak, aman & homogen maka orang-orang akan dengan mudah saling memahami , proses kolaborasi mengalir dengan lancar. Tapi, hati-hati ya, hal ini akan memberikan sensasi kemajuan semu. Karena beranggapan berurusan dengan beda yang akan menyebabkan gesekan, berasa kontraproduktif.

Awas! ā€œHomogenous Teams Feel Easier, but Easy Is Bad for Performanceā€

Faktanya, bekerja dalam tim beragam akan menghasilkan hasil yang lebih baik, justru karena lebih sulit prosesnyalah yang bertentangan dengan intuisi banyak orang. Ada istilah Fluency Heuristic, dimana kita lebih suka informasi yang ā€œdiproses lebih mudah atau lancarā€ kemudian menilai hal ini lebih benar/indahā€

Dampaknya tim jadi punya pemahaman bias atas proses pembelajaran yang dirasa benar. Kondisi ini mengarahkan apresiasi hanya ditujukan pada hal-hal yang semuanya menjadi lebih mudah diproses, tim jadi belajar dari proses yang kurang tepat. Menjadi lebih sering mengulang-ulang hal yang sama tanpa kebaruan, jadi lebih akrab tanpa banyak usaha, hingga merasa bahwa mereka berprogres.

Bekerja dengan tim yang heterogen justru akan berdampak dalam performa & inovasi yang lebih baik. Anggap aja seperti dalam berolahraga, no pain no gain. ā€œDiversity Can Increase Conflict, but Not as Much as You Thinkā€

Pastikan mempertahankan keberagaman ide, pengalaman, cara pandang & aspek lain. Belajar mengkapitalisasi perbedaan dalam tim. Kemampuan meramu perbedaan jadi racikan jitu adalah kreatifitas dalam tim. Harganya mahal, karena dinamikanya membawa pada iklim yang sehat dalam melahirkan berbagai kebaruan, baik cara maupun produk solusi.

ā€œCapitalizing on Diversity Means Highlighting ā€” Not Hiding from Differencesā€

Trusting; Being Guided By Values

Titik tertinggi dalam tim adalah saling percaya, sebuah kondisi dimana setiap individu memiliki keleluasaan berinisiatif seluas-luasnya dan menyelaraskannya bersama menuju goals yang disepakati.

Namun sesungguhnya ada puncak diatas titik tertinggi dalam tim, yakni trust pada ekosistem. Nah ini yang menjadi tantangan bisnis saat ini. Salah satu hal yang bergeser dalam transformasi digital adalah bergesernya penguasaan model bisnis menjadi ekosistem bisnis.

Coba perhatikan di era digital ini, kala banyak perusahaan merger dengan usaha-usaha yang justru tak sejenis. Mereka bergabung menjadi raksasa yang bukan tunggal pada satu bidangnya, tapi melengkapi jadi satu ekosistem dan bermitra strategis.

Gojek dan Tokopedia jadi Goto misalnya, atau Bank Mega + Salim Group + Bukalapak menjadi Allo Bank dan contoh-contoh lainnya begitu banyak. Menempatkan trust dan membentuk ekosistem bisnis hari ini menjadi salah satu kekuatan jika ingin menjadi pemenang. Berkolaborasi.

Hal ini menjadi penting mengapa kita perlu membangun trust, karena didalamnya ada hal yang menarik.

Trust akan menuntun proses inovasi yang dipandu oleh nilai luhur ā€œbeing guided by the valueā€ sebuah fundamental penting dalam proses inovasi, karena akan banyak berhadapan dengan proses eksperimen yang membuahkan banyak lompatan kecil dan kemudian menggurita menjadi disrupsi. Eksperimen akan banyak menghasilkan temuan berupa kesalahan-kesalahan yang menuntun pada cara-cara baru kemudian yang menjelma menjadi inovasi jika terjaga proses iterasinya. Hal ini tak mungkin terjadi jika trust tak tumbuh jua.

Bagaimana dengan tim kamu? Bagaimana proses membangun trustnya berjalan baikkah? Yok didorong sungguh-sungguh agar bisa kemudian melesat kepuncak membentuk ekosistem yang kuat, ekosistem yang sepakat untuk melesat dengan value yang kuatšŸš€

Bikin tim kamu lebih agile, gimana caranya? apa aja pilar-pilarnya?

Bikin tim kamu lebih agile, gimana caranya? apa aja pilar-pilarnya?

Coba deh kamu bicarakan dan petakan kembali tim kamu, apa sebenarnya tujuan usaha bersama kita, apa yang yang menjadi kunci perubahannya, apa saja yang bisa jadi energi pada setiap langkahnya, apa yang bikin kamu dan tim punya alasan untuk bersua dan bersama mengarungi dinamikanya, bagaimana kita bisa melakukan proses secara inklusif dan merasakan bahwa tim ini bisa saling menguatkan, serta apa yang sesungguhnya kita perlu pahami dalam dalam konteks saat ini?

Yuk kita kupas satu-satu šŸ˜€

1. Tujuan;
Tujuan utama tentunya adalah bagaimana kita melahirkan Innovation & Efficiency menuju ultimate goals kita bersama.
Keberhasilan di era perubahan artinya mampu beradaptasi dengan berinovasi & melakukan hal-hal baru. Menjadi lebih efisien dengan sumberdayanya yang menipis.

2. Kunci: 
Ada banyak dinamika, maka kuncinya adalah Communication & Knowledge.
Komunikasi adalah memahami dengan proses interaktif dalam membangun realita yang baru. Pengetahuannya dibangun melalui pengalaman pribadi & interaksinya.

3. Energi: 
Energi terbaik adalah menumbuhkan kemampuan Entrepreneurship & Proactivity tim kita. Perlu waktu yaa, ga usah buru;)

Di era ketidakpastian, memang lebih beresiko jika tak melakukan apa-apa dari pada melangkah walau salah arah. Proactivity, adalah inisiatif & eskperimen yang akan menjaga pergerakan agar terus beradaptasi.

4. Magnet:Ā 
Bagaimanapun membangun ā€œTeamwork & Commitmentā€ adalah magnet terbaik, pastikan keterlibatan tim & fokus pada prioritas utama.

5. Pendekatan: 
Ngga semua dikerjakan & diinisiasi pemimpin, maka pola Distributed Leadership & Coordination menjadi cara & budaya terbaik! Kepemimpinan yang terdistribusikan jadi penting untuk menciptakan kondisi yang tepat untuk munculnya inisiatif-inisiatif baru!

6. Kerangka Kerja: 
Kerja di era perubahan, mesti paham bahwa era ini penuh Complexity & Uncertainty, memahami proses bisnisnya menjadi hal penting. Masyarakat global yang saling terhubung & saling ketergantungan berakibat pada pengelolaan yang kompleks menjadi perhatian utama kita.

Gimana? Makin pusing yaašŸ¤£šŸ¤£ Bismillah kita melompat!šŸš€

“Jangan lupa dirawat ya!”

“Jangan lupa dirawat ya!” Satu pesan saya pada salah satu tim yang setelah seharian bersua, menguatkan komitmennya untuk menjadi tim yang lebih baik.

Setiap organisasi bisa saja sewa konsultan / membeli program-program pelatihan yang mahal. Tapi jangan lupa! bahwa usaha perbaikan harus tetap dilakukan dari dalam dan dijaga semangatnya yang terus menerus dalam ritual-ritual yang membahagiakan.

Sebuah buku dari William E. Schneide berjudul ā€œThe Reingineering Alternativeā€ menjelaskan organisasi bisa mengembangkan rencana perbaikan bagi timnya dengan kombinasi beragam karakteristik yang membuatnya menjadi unik, kemudian menyelaraskannya dengan tujuannya. Bagaimana mencari tahu formula paling jitu agar anggota tim tetap adaptif-inovatif, apalagi saat ini kala setiap hal menjadi ambigu saking cepatnya perubahan. Didalamnya dijelaskan sebuah matriks bagus dimana kamu dan tim bisa memetakan berada pada kuadran manakah sebenarnya kita? kemudian bagaimana menyeimbangkan kepentingan pribadi & visi organisasi?

Coba petakan dimanakan setiap individu menempatkan dirinya, & atau merasa seperti apakah organisasi ini menurutnya? Basis fakta ini bisa membantu menentukan penyebab konflik & sumber kekuatan kompetitif tim kita, dan kemudian merencanakan perbaikannya.

ā€œGreat groups donā€™t happen by chanceā€ kata Daniel Coyle dalam bukunya ā€œThe Culture Codeā€ bahwa ada tiga hal universal yang perlu dibangun dalam membangun budaya yang baik;

1) Start With Safety; Mulailah dengan mengirimkan sinyal yang jelas & terus-menerus tentang masa depan yang ingin diraih dan inisiatif yang dapat dibuncahkan bersama dalam kreatifitas.

2) Get Vulnerable & Stay Vulnerable; Biasakan juga untuk berbagi kegagalan & kebodohan hingga bisa bersama-sama memperbaikinya. dan

3) Roadmap Your Story; Bagaimana kita membangun narasi yang jelas memberikan arah yang clear hingga sampai tujuannya.

Membangun tim adalah proses yang menyenangkan (Seharusnya:D ) stamina yang diperlukan adalah stamina untuk perjalanan panjang yang diraih dengan konsistensinya, rayakan setiap keberhasilan termasuk kebodohan-kebodohannya, belajar lagi dan lagi!

Apa yang dirindukan dari Rumah Kolaborasi ini?

Bergagasan! Kegiatan ini selalu membuat raut wajah setiap penghuninya berubah-ubah dari mulai mengernyitkan dahi hingga berujung tertawa lebar. Dari hal-hal yang tak mungkin, hingga kemudian melepaskan pemahamannya dengan tertawa.

Hal lain yang selalu dirindukan adalah kebiasaan berbagi hasil membaca yang dari hari ke hari yang semakin menular, saling bercerita saling mengisi pengetahuan satu sama lainnya.

Seorang kawan bertanya, dengan segala dinamikanya ini apakah saya bahagia? Tanpa ragu tentu saya jawab bahagia! Bagaimana tidak, setiap harinya tiap individu disini menikmati proses bergagasan, dibawa berlomba untuk haus pada pengetahuan baru, memacu tiap individunya untuk punya energi untuk membaca lebih banyak kemudian disampaikan esoknya di meja meja bergagasan.

Eksosistem ini memang tak berlimpah dengan materi, namun jika kekuatan gagasan & imajinasi jangan ditanya. Kepala-kepalanya tak kuasa untuk segera membuncahkan idenya & membumikannya dengan segera. Seru! namun memang ya ngga lepas dari dinamikanya yang kecang membuat banyak tonggak pembelajaran baru menuju perubahan.

Selain itu, ada satu hal yang penting. Bahwa kami yakin bahwa pergerakan menuju perubahan ini perlu hadir karena kemampuan membangun peluang. Peluang dihidupkan oleh imajinasi. Imajinasi ditumbuhkan dengan asupan literasi, dibenturkan dengan sudut pandang lain, dikontekstualkan dengan waktu kemudian diberi ruang-ruang iterasi.inilah yanh dinamakan ruang bergagasan. Dari sini kemudian munculah energi yang deras untuk melakukan perubahan. Momemtum pun tumbuh.

Energi positif perubahan justru akan hadir karena kemampuan menangkap peluang & kemudian berimajinasi. Bergagasan akan membukakan jalan-jalan baru. Bergerak bukan karena cemas! Dengan memperkaya imajinasi, kemampuan menangkap peluang jadi tumbuh & terbangunnya momentum.

Akan sangat berbeda energinya jika sebuah momentum ditunggu, akan banyak menimbulkan kelelahan kemudian menjadi suram, karena tak jua bisa terpikirkan, jangankan dipikirkan, diimajinasikan pun tak kuasa.

Ini ruang-ruang bergagasan kami, bagaiman dengan ruanng gagasan kamu? Kapan kita bergegas bergagas bersama?

Pemahaman pada Business Acumen

Seringkali dalam sebuah organisasi, perspektif pribadi bisa menjadi sangat lekat dengan cara berpikirnya, bekerja dan memahami sebuah hal dialaminya sehari-hari. Tentu tidak heran karena memang melekat pada dirinya.

Salah satu hal yang menjadi penting bagi anggota tim adalah pemahamannya pada keseluruhan organisasi, panjang cakrawala waktu dan besaran sumber daya yang terlibat. Karena cara berpikir yang berpusat pada diri sendiri, maka hasil pemikiran ini akan sangat rentan ā€œself diagnoseā€ yang membawa kesimpulan yang bias seperti, ā€œsaya adalah individu yang paling berperan, paling lelah dan paling penting dalam project iniā€, atau kesimpulan-kesimpulan lain seperti ā€œtampaknya yang lain tak banyak berkontribusiā€

Simpulan-simpulan ini muncul memang kerap kali karena jam terbang serta pemahamannya pada Business Acumen yang kurang matang dan holistik. Bias yang muncul kerap memunculkan kenyataan yang tak sesuai ekspektasi. Ini berawal dari kesalahan ketika ekspektasi tak diturunkan menjadi data dan fakta tertulis yang merinci simpul-simpul keterlibatan, peran, lama waktu, kapasitas dan kapabilitasnya yang menjadi variabel-variable bilangan penyebut.

Keterlibatan, peran, lama waktu, kapasitas dan kapabilitas perlu diurai dalam dokumen, dikalkulasi dengan baik, uraikan menjadi fakta tertulis agar imajinasi dapat digambarkan dengan jelas dan menghilangkan bias perasaan yang kerap berpusat pada diri sendiri. Btw, ini ada toolsnya loh:) WBS!

You need to connect to your purpose to innovate in a meaningful way ā€“ Eric Roscom Abbing

Dalam Business Acumen, penting juga selain kepentingan jangka pendek untuk mau paham bahwa kita bergerak dalam wadah organisasi. Ada bahtera yang melaju berisi banyak orang & mengarugi lautan luas dalam tujuan jangka panjang. Organisasi penting untuk tetap mewadahi anggota timmnya belajar keluasan pemahaman, menyeimbangkan personal goals vs organizational purpose, menyeimbangkan manfaat, kesejahteraan & kepentingan jangka pendek dan panjangnya.

The urge to do what we do in the service of something larger than our selves
ā€“Doniel H Pink – Drive

Bagaimana Merawat Perubahan

Cita-cita melakukan transformasi tak bisa dilakukan hanya dengan mencanangkannya, melalukan sosialisasi dan atau cukup memulainya. Tapi justru proses merawatnya dengan kesungguhan dan ketekunan.

Komitmen dari pemimpin mejadi utama, ā€œlead by example & the leader need to be seenā€ juga menjadi prasyarat utama proses perubahan itu dilakukan.

Secara teknis proses merawat perubahan dapat dilakukan dari dua sisi. Jika digambarkan dengan gunung es, maka sisi atas rawatlah dengan melalukan Review; merawat agar hasil selalu menjadi lebih baik. Bagian bawah gunung es dilakukan dengan proses Retrospective; merawat proses agar setiap kegiatan atau proses project selalu menjadi lebih baik. Intesitasnya terawat karena setiap tahapan sesi review dan retros selalu jadi bagian penting evaluasi dari kedua sisinya.

Pendekatan-pendekatan manajemen modern selalu erat kaitannya dengan bagaimana tim dan oraganiasi kita bisa adaptif dengan perubahan, bukan hanya dengan mengeluarkan SOP dan selesai. Karena setiap waktu perubahan itu hadir dinamis.

Pendekatan Scrum adalah salah satu pendekatan yang holistik, karena ini mewadahi culture shift yang proses perubahannya dilakukan diatas perubahan itu sendiri. Setiap project akan menjadi wadah organisasi memiliki proses yang kontekstual dan semakin baik, juga denhan produknya akan semakin baik dan sesuai dengan jaman dan pasarnya.

Proses perubahan adalah konsistensi yang dirawat, membangun komitmen, membangun budaya dalam menggeser ā€œindividual self interest ke kesadaran berkelompok atau ā€œteam conciousnessā€ bersamaan dengan menggeser kompetisi ke kolaborasi. Bermula dari berlatih berkoalsi, berkooperatif hingga sanggup ber ko-kreasi.

Sudah sejauh mana kamu merawat tim dan produk hingga mencapai level Ko-kreasi?šŸš€

Enam Langkah Kolaborasi Penuh

Memfasilitasi perubahan kerap menjadi dilema kala melakukan proses pengambilan keputusan. Keputusan-keputusan dengan cara tradisional biasanya mendominasi kegagalan proses perubahan. Caranya kerap kali mengacu pada keteraturan, stabilitas, dan kepastian.

Hal yang sering menjebak para organisasi tradisional diantaranya adalah pemimpin yang kerap kali tak terlatih dan atau tak terbiasa menghadapi peristiwa & kondisi yang tidak terduga. Padahal era VUCA inilah, dimana ketidak-terdugaan adalah makanan sehari-hari.

Kondisi ini memang sering mengarah pada kecemasan & kebingungan yang datang dengan kondisi ketidakpastian dan kompleksitas membuat serba bingung bahkan menghambat. Mendorong perubahan di era ketidakpastian memang membuahkan urgensi untuk paham framework perubahan untuk mendorong perubahan yang lebih baik.

Untuk pada agen perubahan, memfasilitasi penerapan budaya yang agile & kolaboratif bisa dilakukan melalui enam langkah di tingkat individu, kelompok dan organisasi. Langkah-langkah ini saling terkait erat dan tidak dapat dilepaskan satu sama lain.

Bagaimana mengeser interes individu ke kesadaran berkelompok serta dari kompetisi ke kolaborasi, dari distrust ke trust? ini langkah-langkahnya (Zamora, 2018);

1. BELAJAR; pada fase ini kita perlu toleran terhadap kesalahan-kesalahan baru
2. INTERAKSI; peragakan dan berlatih untuk mampu menyimak secara aktif
3. INTEGRASI; wadah belajar yang paling efektif adalah dengan memiliki proyek bersama;
4. PERCAYA; pandu pergerakan dengan nilai-nilai budayanya, karena kondisi tak dapat diprediksi, maka TRUST adalah kunci kemajuan.
5. MENGHARGAI; setiap inisiatif dan respon akan berbeda-beda, maka disini kita belajar menerima setiap perbedaan;
6. DESENTRALISASI; melakukan proses delegasi pada tim atau squad yang dibentuk.

Untuk punya tim yang Self Coordinating tahapan diatas memang perlu dilakukan, jangan lupa dituntaskan. Hal ini didukung dengan kebijakan dan prosedur yang dilakukan secara konsisten satu sama lain di seluruh tingkat individu, kelompok, dan organisasi. Jangan tergesa dalam melakukan perubahan, ikuti prosesnya. Ketika polanya mulai terbentuk prosesnya bisa diakselerasi. Ayo mulai sekarang!

How to Develop an Agile Team

Seseorang berkata; ā€œAh Agile! Ngga mungkin kalo leadernya ga Agile!ā€ Pernyataan ini benar, memang “Agile comes from the top” Pe-ernya adalah bagaimana sebenarnya membangun & menerapkannya ke dalam budaya. Kunci sukses terletak pada pada kapasitas tim yang self-coordinating.

Menjadi “self-coordinatingĀ team” memang penting, tapi kabar buruknya, memang ga gampang, tapi sangat mungkin diwujudkan!
Tim yang Agile secara kolektif memikul tanggung jawab penuh atas kesuksesan memberikan hasil, bersifat multifungsi, paham bahwa tim ini akan bekerja secara kolaboratif, kohesif & bekomitmen sepanjang proyeknya.

Ada di tiga tingkat menurut Cooplexity Model dariĀ Ricardo Zamora
1.Individu; sikap & bakat.
2.Lelompok; komitmen & keselarasan.
3.Organisasi; perubahan budaya.

Faktor kunci memfasilitasi integrasi & perubahan budaya adalah memecah silo, meningkatkan koordinasi antar & intra-tim, menyelaraskan tujuan, memfokuskan organisasi pada tujuan dengan cara;

1. Tujuan; Innovation & Efficiency.
Keberhasilan dalam dunia yang berubah-ubah artinya adalah beradaptasi dengan berinovasi & melakukan hal-hal baru dengan lebih efisien pada hal-hal yang sama kala sumberdaya menipis.

2. Kunci: Communication & Knowledge.
Memahami dengan proses interaktif dalam membangun realita yang baru. Pengetahuan dibangun melalui pengalaman & interaksinya.

3. Energi: Entrepreneurship & Proactivity.
Di era ketidakpastian, memang lebih beresiko jika tak melakukan apa-apa dari pada melangkah walau salah arah. Proaktivitas, adalah inisiatif & eskperimen yang akan menjaga pergerakan untuk terus beradaptasi.

4. Magnet: Teamwork & Commitment.
Proses keseluruhan dari penyelarasan tujuan bisnis diraih dari hasilnya dengan memastikan keterlibatan & fokus pada priorotas utama.

5. Pendekatan: Distributed Leadership & Coordination.
Kepemimpinan yang terdistribusi penting untuk menciptakan kondisi yang tepat untuk munculnya desentralisasi self-coordination & koordinasi spontan

6. Kerangka Kerja: Complexity & Uncertainty. Masyarakat global yang saling terhubung jadi saling ketergantungan, hingga masalah mengelola kompleksitas menjadi perhatian utama.

Gimana tim kamu siap?šŸš€